style="width:11.2133in" />GB/T 32623—2016 本文是学习GB-T 32623-2016 流动人员人事档案管理服务规范. 而整理的学习笔记,分享出来希望更多人受益,如果存在侵权请及时联系我们
本标准规定了流动人员人事档案管理服务机构和从业人员要求、档案材料范围、服务要求及流程、
服务改进。
本标准适用于流动人员人事档案管理服务。
下列术语和定义适用于本文件。
2.1
人事档案 personnel archive
在人员的培养、选拔和任用等工作中，形成的记载个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表
现、工作实绩等内容的文件材料。
2.2
流动人员人事档案 personnel archive of the
floating population
非公有制企业、社会组织聘用人员的人事档案；辞职辞退、取消录(聘)用或被开除的机关事业单位
工作人员的人事档案；与企事业单位解除或终止劳动(聘用)关系人员的人事档案；未就业的高校毕业生
及中专毕业生的人事档案；自费出国留学及其他因私出国(境)人员的人事档案；外国企业常驻代表机构
的中方雇员的人事档案；自由职业或灵活就业人员以及其他实行社会管理人员的人事档案。
3.1
流动人员人事档案(以下简称档案)管理服务机构应依法设立并取得人力资源和社会保障部门的
授权。
3.2 档案管理服务机构应在服务场所对服务内容、服务流程等信息予以公示。
3.3
档案管理服务机构应根据档案的数量合理配备档案管理服务人员，人数不应少于2人。
3.4
档案管理服务人员应具有大专及以上学历，具备档案管理专业知识，熟悉人力资源和社会保障政
策法规；应掌握计算机基本知识，并能熟练操作。
档案材料的范围包括：
a) 履历材料；
b) 自传材料；
c) 考察、考核、鉴定材料；
d) 学历、学位及相关认证材料；
e) 培训材料；
f) 职业(任职)资格、评(聘)专业技术职称(职务)材料；
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g) 反映科研学术水平的材料；
h) 政治历史情况的审查材料；
i)
更改(认定)姓名、民族、籍贯、国籍、参加中国共产党及中国共产主义青年团时间、参加工作时
间等材料；
j) 参加中国共产党、中国共产主义青年团及民主党派的材料；
k) 表彰奖励材料；
1) 涉纪涉法材料；
m) 录(聘)用、任免、调动、转业(复员)、退(离)休、辞职辞退等材料；
n) 工资、待遇材料；
o) 出国(境)材料；
p)
中国共产党党员代表大会、人民代表大会、中国人民政治协商会议、人民团体和群众团体代表
会议及民主党派代表会议形成的材料；
q) 健康检查和处理工伤事故材料；
r) 其他有参考价值的材料。
5.1.1
档案管理服务机构应根据单位或个人的委托接收档案，根据调档单位或存档人员的申请转出
档案。
5.1.2
档案管理服务机构应对接收与转出的档案进行审核，接收与转出的档案中的档案材料应属于第
4章给出的范围，并应真实、准确、完整、规范。
5.1.3 档案管理服务机构接收与转出档案时，应通过机要通信或派专人送取。
5.2.1
档案管理服务人员应按照国家有关规定审核单位或个人的委托申请，开具《流动人员人事档案
调函》(见附录 A), 办理档案调入手续。
5.2.2 档案调入后，应按5.1.2给出的要求审核档案，包括：
a) 符合要求的，应在《流动人员人事档案接收登记表(簿)》(见表
B.1)上登记，编号入库；
b) 不符合要求的，应退回原档案管理单位。
5.2.3
档案管理服务人员应在原档案管理单位开具的档案转递通知单回执上签名并加盖公章后退回。
5.3.1
档案管理服务人员应审核调档单位的档案管理资质、调档函件及调档人身份。
5.3.2
应检查核对将转出的档案，核对无误后在《流动人员人事档案转递登记表(簿)》(见表
B.2)上 登记。
5.3.3 应填写《流动人员人事档案转递通知单》(见附录 C),
严密包封档案并加盖密封章后转出。成批
移交档案时，可填写移交名册(一式两份),由交接双方签字盖章。
5.3.4 超过一个月未收到档案转递通知单回执的，应发函或电话催要回执。
5.3.5
调档单位的调档函件、转递通知单回执等资料应及时整理，归入文书档案保存。
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6.1.1
档案管理服务机构应加强与存档人员本人、工作单位及相关部门的联系，及时收集第4章给出
的范围内的材料，充实档案内容。
6.1.2
收集归档材料应为办理完毕的正式材料，完整齐全、文字清楚、内容真实、填写规范、手续完备。
6.1.3 收集归档材料应使用16开型或 A4 型的公文用纸，材料左边应留出20
mm～25mm 装订边，字
迹材料应符合档案保护要求。
6.1.4
收集归档材料应为原件。证书、证件等特殊情况需用复印件归档的，应由材料制作单位注明复
印时间并加盖公章。
6.2.1
档案管理服务人员应按第4章、6.1给出的范围及要求收集、鉴别档案材料，包括：
a)
对符合第4章、6.1给出的范围及要求的材料，应在《流动人员人事档案归档材料登记表(簿)》
(见表 B.3)上登记；
b) 不属于第4章给出的范围的材料，应退回材料形成单位；
c) 不符合6.1 给出的要求的材料，应告知材料形成单位重新制作或补办手续。
6.2.2 档案管理服务人员应在收到档案材料后5个工作日内将材料归入本人档案。
档案管理服务机构应按照分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐的要求整理档案。
应根据材料的主要内容或用途确定类别，包括：
a) 第一类：履历材料。
b) 第二类：自传材料。
c) 第三类：考察、考核、鉴定材料。
d) 第四类：
1) 学历学位材料
2) 职业(任职)资格和评(聘)专业技术职称(职务)材料；
3) 反映科研学术水平材料；
4) 培训材料。
e) 第五类：政治历史情况的审查材料。
f) 第六类：参加中国共产党、中国共产主义青年团及民主党派材料。
g) 第七类：表彰奖励材料。
h) 第八类：涉纪涉法材料。
i) 第九类：
1) 工资材料；
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2) 任免材料；
3) 出国境材料；
4) 参加会议的代表登记表等材料。
j) 第十类：其他可供参考有保存价值的材料。
应根据档案材料形成时间或材料内容的主次关系进行排序。
应根据档案材料类别及排列顺序编写档案材料目录。
档案材料载体变质或字迹褪色不清时，应采用修复、复印等方法进行抢救。对纸张不规则、破损、卷
角、折皱的材料，应使用折叠、裱糊等方法进行加工。加工应不影响材料的完整且不损伤字迹。
应理齐材料，在材料左侧竖直打上装订孔，装订成卷。
对装订成卷的档案应进行认真细致的检查，验收合格后入库保存。
8.1.1
档案管理服务机构应建立坚固的专用档案库房，配置铁质的档案柜或档案密集架。
8.1.2 档案库房、阅档室和档案管理服务人员办公室应三室分开。
8.1.3
应保持档案库房的清洁，配备必要的设备，采取安全措施，以符合防火、防潮、防蛀、防盗、防光、
防高温要求。
8.1.4 档案存放应编排有序，便于查找。
8.1.5 档案利用出库时应登记，利用结束后当天入库保存。
8.1.6 死亡人员档案应分开保管，并在《死亡人员档案登记表(簿)》(见表
B.4)上登记。
8.1.7 应定期将档案实物与档案名册、档案信息数据库进行核对。
8.1.8
档案管理服务人员工作变动时，应履行交接手续。交接材料应由交接双方签字确认后归入文书
档案。
8.2.1.1
档案库房应远离锅炉房、变配电室、车库等火灾易发生区。
8.2.1.2
档案库房应安装火灾报警装置，配备必要的消防灭火设备，并按设备要求定期检查、更换。
8.2.1.3
档案管理服务机构应定期检查档案库房电器线路，档案库房不应设置明火设施或存放易燃易
爆物品和其他杂物。
8.2.1.4
档案管理服务人员应熟悉有关消防知识，能正确使用消防灭火器材。
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8.2.2.1 档案库房应安装温湿度记录仪器。
8.2.2.2
档案库房应配备加湿机、去湿机等设备，相对湿度控制在45%～60%。
8.2.3.1 档案库房内不应存放食物和易霉物品。
8.2.3.2
应定期施放驱虫、防霉药剂，采取防虫、防霉、防鼠措施。
8.2.4.1
档案库房应安装防盗门窗。宜配备防盗报警装置和监控设备。
8.2.4.2
档案管理服务人员每天下班前应检查门窗及相关设备的安全。
8.2.5.1
档案库房的人工照明应选用紫外线含量低的光源。
8.2.5.2
档案库房应避免阳光直射档案。有外窗时应配备窗帘等遮阳设施。
8.2.6.1
档案库房应配备排风扇、空调等通风降温设备，并定期检修、保养。
8.2.6.2 档案库房温度应控制在14℃~24℃。
9.1.1.1
档案管理服务机构应为符合相关规定的单位提供档案查借阅服务。
9.1.1.2 档案管理服务机构应设置专门的阅档室。
9.1.1.3
档案管理服务机构应告知查借阅人不得涂改、圈划、抽取、撤换档案材料，不得泄露或擅自向外
公布档案内容。
9.1.1.4
档案管理服务机构应告知查借阅人不得擅自复制、拍摄档案内容。查借阅单位确因工作需要
从档案中取证的，应说明理由，经档案管理服务机构审核同意后复制或拍摄。
9.1.1.5
档案一般不外借。如必须外借的，应由借阅单位以书面形式说明理由，经档案管理服务机构负
责人批准后办理登记手续，并限期归还。
9.1.2.1
档案管理服务人员应审核查借阅单位、查借阅事由、查借阅人身份及单位介绍信等有关证明
材料。
9.1.2.2
应根据需要确定提供的档案材料，并在《流动人员人事档案查借阅登记表(簿)》(见表
B.5)上
登记。
9.1.2.3
提供查阅服务时，应将档案交查阅人在阅档室查阅。如需摘录档案内容的，应审核摘录档案内
容，与原文核对无误后，写明出处及日期，并加盖公章。
9.1.2.4 提供借阅服务时，应告知借阅人归还期限。
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9.1.2.5 应检查核对归还档案，核对无误后入库保存。
9.2.1.1
档案管理服务机构应根据档案记载出具存档、经历、亲属关系等相关材料。
9.2.1.2
档案管理服务机构应确保出具证明的内容与档案实际记载相关内容一致。
9.2.2.1
档案管理服务人员应审核出具事由、经办人身份及单位介绍信等有关证明材料。
9.2.2.2
应根据档案记载相关内容出具证明。档案中无记载的，应在材料形成单位补齐相关材料后
出具。
9.2.2.3
确需复印档案材料作为旁证的，应在复印件上注明用途及复印日期，并加盖公章。
档案管理服务机构应提供档案政策咨询、信息查询及在存档人员政治历史审查、党组织关系接转等
工作中与档案相关的服务等。
10.1
档案管理服务机构应对档案管理服务各项业务进行统计，掌握档案接收、转出、利用、收集归档、
保管保护、服务满意度等方面情况。
10.2
档案管理服务机构应对存档人员基本信息进行统计，研究分析存档人员数量、结构等基本情况。
11.1
档案管理服务机构应使用档案信息化管理软件，建立档案信息数据库，逐步实现档案保存数字
化、管理信息化、服务网络化。
11.2
档案管理服务机构应根据档案内容，通过录入、扫描等方式对纸质档案进行数字化加工，并检查
核对数据库信息与档案记载内容是否一致。在档案材料收集归档、档案转递时，应更新数据库有关
信息。
11.3
档案管理服务机构应采取切实有效的技术手段和安全措施，建立档案信息安全保障体系。
12.1
档案管理服务机构应通过发放调查问卷、现场服务评价、服务设施评价等多种方式收集客户的满
意度评价信息。
12.2
对客户的投诉应在5个工作日内予以反馈，对存在的问题应采取措施进行改进。
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(规范性附录)
流动人员人事档案调函
流动人员人事档案调函存根
第 号
发 往 关 于 同志(身份证号： )
档案调往/调入 单位。
经办人： 年 月 日
流动人员人事档案调函
第 号
:
同志(身份证号： )因 原因要求流
动。请在收到此函后，按下列第 项办理。
一、因工作需要，拟将其档案调入我单位管理。如同意调出，请将其人事档案及
材料于
15日内通过机要交通或派专人转至我单位。如在规定时间内无法转出，请告知具体原因。
二、经审核，因 原因，不同意档案调入我单位，现将其档案退回你处。
三、你处来函已收悉，同意档案调往你处。
四、你处来函已收悉，因工作需要，暂不同意档案调往你处。
。
经办人：
联系电话：
联系地址：
单位(盖章)
年 月 日
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(资料性附录)
登记表(簿)格式
登记表(簿)格式见表B.1～ 表 B.5。
表 B.1 流动人员人事档案接收登记表(簿)
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表 B.2 流动人员人事档案转递登记表(簿)
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表 B.3 流动人员人事档案归档材料登记表(簿)
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表 B.4 死亡人员档案登记表(簿)
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表 B.5 流动人员人事档案查借阅登记表(簿)
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style="width:11.2133in" />GB/T 32623—2016
(规范性附录)
流动人员人事档案转递通知单
流动人员人事档案转递通知单存根
第 号
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流动人员人事档案转递通知单
第 号
兹将
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回执邮寄地址及邮编：
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